BI-Quare

Bi-Quare Consulting S.A.S

Política de Protección y Tratamiento de Datos

I. INTRODUCCION

 

BI-QUARE CONSULTING S.A.S. identificada con Nit 900.214.813-5 y debidamente registrada en la cámara de comercio de Medellín para Antioquia (en adelante BI-QUARE), presenta a todos sus grupos de interés el presente MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS (el MANUAL), basado en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012; los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013 así como a las demás normas que le apliquen; a través del cual, se permite desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

Entendido lo anterior, BI-QUARE ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como sociedad privada tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir datos personales, de tal modo que, enmarcado en los principios de buena fe, legalidad, libertad, seguridad, veracidad, confidencialidad y transparencia, garantice la protección eficaz de los siguientes derechos:

• Habeas Data,

• Privacidad

• Intimidad

• El buen nombre y la imagen.

 

II. DEFINICIONES

 

Para efectos de la aplicación del contenido del presente manual, es importante establecer que se entenderá por:

 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

• Datos sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos;

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el tratamiento de los Datos Personales;

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

III. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Los titulares de datos personales que reposen en las bases de datos de BI-QUARE son los siguientes:

 

• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

• Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2013. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de la mencionada Ley.

• Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida al responsable de la información.

• Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a BI-QUARE para el tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Derecho a acceder a sus datos personales: Los titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas: Lo anterior ante infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

 

• IV. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

 

  BI-QUARE como responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 del 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
•  

V. TRATAMIENTO

 

Para el desarrollo de su objeto social, BI-QUARE, almacena, recolecta, usa y circula datos personales con fines de conocimiento de sus clientes, accionistas, trabajadores, dependientes de sus clientes, comunicación con estas personas, la remisión de informes solicitados y mantener sus contactos comerciales. En virtud de lo anterior, los Datos Personales son utilizados (de forma manual y automática) para:

• Ejecutar los contratos propios del objeto social, ofrecidos dentro de su portafolio de servicios.

• Contactar a los Titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.

• Cobrar las facturas surgidas en virtud de los contratos de prestación de servicios suscritos con los Titulares.

• Pagar honorarios, remuneraciones o salarios surgidos en virtud de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los Titulares.

• Cumplir con las obligaciones laborales, que de acuerdo con la normativa colombiana se desprenden para la BI-QUARE como empleadora.

• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de BI-QUARE.

• Cumplir con las obligaciones de prevención de lavados de activos y financiación de terrorismo.

• Enviar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención a los Titulares, así como promocionar sus servicios. Para tal efecto, se utilizarán distintos medios de comunicación, tales como correo, e-mail, teléfono fijo y celular (incluyendo mensajes de texto y de voz).

• Registro de la información de los Titulares en la Base de Datos de BI-QUARE

• Proveer los Servicios ofrecidos en el Sitio Web.

• Efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o autoridades judiciales.

• Análisis estadístico e investigación de mercado.

• Transmisión de información a terceros involucrados en la prestación del servicio ofrecido.

• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el Titular.

• En este entendido, BI-QUARE será la Responsable del Tratamiento y sus empleados, aliados y proveedores serán los Encargados del Tratamiento; en esta medida, BI-QUARE asegura que los Encargados del Tratamiento darán estricto cumplimiento a lo establecido en la presente Política.

• En el evento en que en el giro ordinario de los negocios de BI-QUARE se requiera la Transferencia o Transmisión de los Datos Personales a aliados o proveedores a nivel nacional o en el extranjero, la misma se realizará de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, obligándose el receptor a cumplir los preceptos del presente manual.

 

VI. AUTORIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO POSTERIOR

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales por parte de BI-QUARE, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Se entiende que, con la firma de la autorización en cualquiera de los documentos donde se estipula expresamente los contenidos de este manual, el titular aceptará los términos del mismo.

Finalmente, una vez ejecutado el contrato de prestación de servicios o concluida la relación comercial, laboral o civil existente con los Titulares, los Datos Personales sólo serán usados para efectos de mantenerlos en el registro de la base de datos de BI-QUARE y de enviarles mensajes con fines comerciales y/o publicitarios si así lo autoriza el Titular, de lo contrario, y si se solicita expresamente por parte del Titular, serán eliminados de las Bases de Datos o archivados en condiciones seguras cuando así lo requiera la normativa colombiana.

En todo caso BI-QUARE, adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneas de cuándo y cómo obtuvo autorización o las diferentes solicitudes por parte de los Titulares para el tratamiento de sus datos.

 

VII. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

 

BI-QUARE garantiza que todos los titulares de los datos personales a los que se les da tratamiento, tendrán acceso a éstos, y serán informados sobre todas las modificaciones, actualizaciones o supresiones que de ellos se hagan.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los titulares o causahabientes de datos que reposen en las bases de la empresa, podrán presentar solicitudes para la consulta de los mismos en cualquier momento a través del responsable y los encargados del tratamiento de la información.

BI-QUARE tendrá un plazo de 15 días para dar respuesta a las solicitudes, reclamos o consultas. Si el reclamo, solicitud o consulta resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El procedimiento para atender los trámites concernientes a este capítulo se acogerá a lo estipulado en la ley 1581 de 2012.

Para atender el reclamo, solicitud o consulta, es necesario que el Titular o los legitimados según la Ley 1581 de 2012, alleguen la siguiente información:

Nombre completo

Número de identificación

Dirección de notificación o de respuesta

Teléfono de contacto

Cuando el solicitante no sea el Titular, debe allegar la información que de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 lo legitima para hacer la solicitud, consulta o reclamo en nombre del Titular.

 

VIII. DISPOSICIONES FINALES.

BI-QUARE, pone a disposición de sus titulares la siguiente información, con el fin de que se puedan comunicar con nosotros, para tener acceso a su información personal, para acreditar el tratamiento que se les está dando a sus datos personales, para presentar reclamos o solicitar su actualización, rectificación o supresión, y para solicitar la prueba de la autorización por éste dada en su oportunidad.

Responsable: BI-QUARE CONSULTING S.A.S.

NIT: 900.214.813-5

Dirección: Calle 29 # 41-105 Oficina 1206

Teléfono Fijo: 403 1775

Teléfono Celular: 315 784 54 76

Correo Electrónico: juanherrera@bi-quare.com

Horarios de atención:

Lunes a Viernes. 8:00 am – 12:00 m / 2:00 pm – 6:00 pm

 

Igualmente se informa a los titulares que BI-QUARE utiliza estrictos procedimientos de seguridad para garantizar la integridad, confidencialidad y seguridad de la información y de los datos personales suministrados por el Titular, tales como enmascarado de datos, encriptación de alto grado, restricción de acceso a la información únicamente por personal autorizado, prácticas de desarrollo seguro de software, los cuales evitan su alteración y tratamiento o acceso no autorizado.

 

BI-QUARE designa a la Dirección Financiera y Administrativa o a quien haga sus veces para cumplir con la función de protección de datos personales, para garantizar su seguridad y el cumplimiento del presente manual a la luz de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario.

El presente manual es la primera versión (emitido en marzo de 2019), el cual rige a partir de la fecha se su elaboración (marzo de 2019). Cualquier modificación será informada oportunamente a los Titulares.

 

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